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La légalisation de documents publics français destinés à une autorité étrangère

Les entreprises sont régulièrement amenées à présenter des documents dans d’autres pays aussi bien dans le cadre de relations contractuelles, d’implantation juridique d’une société à l’étranger, de réponse à un appel d’offre ou en réponse à une demande des autorités publiques du pays considéré.
Ces pays exigent des garanties quant à l’authenticité et la conformité de ces documents. 
Selon les différents accords internationaux conclus entre la France et le pays destinataire du document à légaliser, la procédure peut revêtir plusieurs formes. Le document pourra soit :

1. Être légalisé par le bureau des légalisations du ministère des Affaires étrangères

La légalisation est la formalité par laquelle une autorité publique atteste la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi.
Il s’agit donc certification matérielle de signature et non pas à un certificat de conformité à la loi française.
Le document légalisé donnera lieu à l’apposition d’un cachet spécifique par le ministère des Affaires étrangères sur les documents destinés à être remis à l‘étranger. Le document sera ensuite légalisé par les services consulaires ou ambassades des pays destinataires des documents ;

2. Recevoir l’apostille au titre de la convention de La Haye du 5 octobre 1961

Une apostille est un certificat qui authentifie l’origine d’un acte public.

3. Être dispensé de toute démarche de légalisation ou apostille

Cliquez pour voir le tableau récapitulatif de l’état actuel du droit conventionnel en matière de légalisation - (PDF, 82.4 ko)

ODAL, spécialiste des diligences de diplomatie économique, vous accompagne pour sécuriser vos relations contractuelles et factures à caractère d’extranéité.

Le savoir et savoir-faire de nos experts s’assurent donc :

De l’étude du dossier : procédure, documents à produire, délais de traitement, informations nécessaires à porter sur l’acte à légaliser, coûts estimatifs…
Sur l’acte à légaliser doivent figurer, en plus de sa signature, le nom et la qualité du signataire de l’acte. Sans ces indications, l’acte ne pourra pas être légalisé par le Bureau des légalisations du ministère des Affaires étrangères. Nos experts s’assurent que l’autorité ayant délivré l’acte a bien porté le nom et la qualité du signataire sur le document

Exemples de fiche pour la légalisation en Égypte et en Chine

Cliquez pour voir la fiche Égypte Cliquez pour voir la fiche Chine

• De la traduction auprès d’experts certifiés ou assermentés auprès d’une Cour d’appel française

Doivent figurer sur le document d’origine et sur sa traduction : le tampon du traducteur, la signature du traducteur et un même numéro de traduction. La signature du traducteur assermenté doit être ensuite authentifiée par une mairie, une chambre de commerce ou un notaire.

• Des déplacements auprès des autorités compétentes selon la demande et le pays destinataire du document

Selon le type de document (statuts, assemblée générale, contrat de travail, contrats, Extrait kbis, facture, pouvoir,…) et la législation du pays concerné, la légalisation peut inclure des déplacements auprès d’un certain nombre d’autorités compétentes :

  • D’un notaire, d’une mairie…,
  • Puis la chambre de Commerce et de l’Industrie,
  • Ensuite le Ministre des Affaires Etrangères,
  • Enfin la légalisation auprès de l’ambassade ou du consulat du pays concerné

Pour plus d’informations sur la Légalisation de documents français, consultez le site officiel de l’administration française vosdroits.service-public.fr