Conditions générales

1. Dans le cadre de l’exécution des annonces légales, de la gestion de la comptabilité et de la facturation, du suivi de la relation contractuelle, de la réalisation de la prospection commerciale, ODAL EDITION en qualité de responsable du traitement au sens du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le «RGPD») peut collecter et traiter des données personnelles du Client (incluant Donneur d’ordre et Client final). Ces données sont communiquées aux personnes habilitées de ODAL EDITION ainsi qu’à des sous-traitants auxquels elle peut recourir pour la réalisation de prestations informatiques et les tiers autorisés (Greffe du Tribunal, éditeur tiers habilité etc.). Conformément à la règlementation en vigueur, les Données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que dans le cas de la recherche des auteurs d’infractions commises sur internet. Les données sont conservées pendant toute la durée des relations contractuelles entre ODAL EDITION et le Client, augmenté des prescriptions légales et contractuelles. En application du RGPD, les personnes concernées disposent sur leurs données personnelles des droits (i) d’accès, (ii) de rectification, (iii) d’effacement, (iv) de limitation et (v) de portabilité des données personnelles vers un prestataire tiers le cas échéant. Elles peuvent faire valoir leurs droits en contactant contactodal@odal.fr en justifiant de leur identité. En cas de litige, il est possible de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés, autorité de contrôle compétente.

2. Dans le cadre de l’exécution des formalités, ODAL EDITION agit en qualité de sous- traitant du Client au sens du RGPD. ODAL EDITION pourra ainsi être amené à traiter des données personnelles pour le compte du Client, responsable du traitement, aux seules fins d’exécution des formalités pour son compte.

Le Client détermine sous sa responsabilité l’objet et les finalités des traitements confiés à ODAL EDITION, la nature des opérations réalisées sur les données personnelles, les catégories de données personnelles traitées, les catégories de personnes concernées et la durée des traitements. ODAL EDITION peut être amenée à traiter pour le compte du Client, les catégories de données suivantes : données d’identification des clients, et toute autre donnée personnel contenue dans les pièces justificatives transmises par le Client en vue de l’accomplissement de la formalité.

Conformément à l’article 28 du RGPD, ODAL EDITION s’engage à :

  • Traiter les données personnelles uniquement pour l’exécution des formalités ;
  • Traiter les données personnelles conformément aux instructions du Client, à moins que ODAL EDITION n’y soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union européenne ou du droit applicable au Contrat. Dans ce cas, ODAL EDITION informera le Client de cette obligation juridique avant traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
  • Informer immédiatement le Client par écrit si ODAL EDITION considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relatif à la protection des données ;
  • Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles en vertu du Contrat ;
    • Respectent la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
    • Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles ;
  • Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données personnelles dès la conception et de protection des données par défaut.

ODAL EDITION s’engage à prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données personnelles, et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés et plus généralement à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé.

ODAL EDITION s’engage à prendre toutes mesures afin (i) de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, (ii) de rétablir la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci dans les délais appropriés en cas d’incident de sécurité et (iii) de tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité de ces mesures.

Le Client s’engage, quant à lui, en sa qualité de responsable de traitement à :

  • Collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles dont ODAL EDITION peut avoir accès, et en particulier s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ;
  • Fournir à ODAL EDITION les données personnelles nécessaires pour le traitement, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens du RGPD, sauf si les traitements et finalités le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ;
  • Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données personnelles par ODAL EDITION dans le respect des finalités convenues ;
  • Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part de ODAL EDITION ;
  • Respecter les obligations qui lui incombent en sa qualité de responsable du traitement en vertu du RGPD.

En cas d’exercice des droits d’une personne concernée auprès du Client nécessitant l’aide de ODAL EDITION , ce dernier s’engage à apporter dans les meilleurs délais son concours au Client afin que ce dernier soit en mesure de répondre à ladite personne concernée. Si une personne concernée envoie directement une demande à ODAL EDITION , celui-ci doit en informer le Client dans les meilleurs délais et doit agir selon les instructions du Client.

ODAL EDITION s’engage à assister le Client pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données ainsi que pour la réalisation de consultation préalable de la CNIL.

ODAL EDITION communique au Client, le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du RGPD. Il s’engage également, dans la mesure où il remplirait les conditions d’établissement d’un registre conformément à l’article 30.5 du RGPD, à tenir un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client comprenant l’ensemble des éléments mentionnés à l’article 30.2 du RGPD

ODAL EDITION notifie au Client la survenance de toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

Dans l’hypothèse où ODAL EDITION serait amené à transférer des données personnelles hors du territoire de l’Union européenne, il s’engage à ce que de tels transferts soient encadrés par l’adhésion à une décision d’adéquation de la Commission européenne, la conclusion de Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne ou toutes autres garanties appropriées prévues par l’article 46 du RGPD.

ODAL EDITION est autorisé par le Client à faire appel à des sous-traitants pour mener des activités de traitements spécifiques. Dans ce cas, le Prestataire informera préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. En cas de sous-traitance, ODAL EDITION s’engage à signer un contrat écrit avec chaque sous-traitant imposant à ces derniers le respect du RGPD et de l’ensemble des obligations visées au présent article, étant précisé qu’en cas de non-respect par un sous-traitant de ses obligations en matière de protection des données personnelles, ODAL EDITION demeure pleinement responsable à l’égard du Client.

Le Client a la possibilité d’auditer ou de faire auditer les dispositifs de protection internes des données personnelles mis en place par ODAL EDITION une (1) fois par an à ses frais, afin de vérifier la conformité de ODAL EDITION au présent article et au RGPD. ODAL EDITION s’engage à mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations.

Au terme du Contrat, ODAL EDITION s’engage, au choix du Client, à détruire les données personnelles ou à retourner toutes les données personnelles du Client en sa possession. Le renvoi s’accompagne de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de ODAL EDITION , à moins que le droit de l’Union ou le droit applicable n’exige la conservation des données personnelles.